Управленческая отчётность: три отчёта, которые правда нужны

Когда я прихожу в новый бизнес, почти всегда вижу одно и то же: финансы собственника держатся «в голове и в десяти таблицах». Одна табличка по деньгам, вторая по продажам, третья по зарплатам, и между собой они не бьются. Собственник в них тонет и всё равно не может ответить на простой вопрос: сколько я реально заработал и где эти деньги.

Я аутсорс-финдиректор, через нашу команду прошло более 250 компаний. И вот что я понял за это время: чтобы видеть свой бизнес в деньгах, не нужно двадцать отчётов. Нужно три. Каждый отвечает ровно на один вопрос собственника:

• ОДДС - где мои деньги?
• ОПиУ - сколько я реально заработал?
• Управленческий баланс - за чей счёт я живу и сколько стоит мой бизнес?

Всё. Остальное - надстройки, которые подключают, когда эти три уже работают. В статье разберём каждый на пальцах: что показывает, чего не показывает и какую ошибку с ним совершают чаще всего. И заодно поймём, почему «прибыль есть, а денег нет» - это не магия. Просто у тебя нет двух отчётов из трёх.

Сразу оговорюсь: статья образовательная, без бухгалтерского занудства и сложных терминов. Моя задача - чтобы ты после неё понимал, какие три отчёта завести и зачем они тебе.

Что такое управленческая отчётность простыми словами?

Слово «отчётность» пугает, потому что у большинства оно связано с налоговой: декларации, сроки, штрафы. Но управленческая отчётность - это совсем про другое. Её ты ведёшь для себя. Не для налоговой, не для проверяющих - чтобы самому понимать, сколько у тебя денег, сколько ты зарабатываешь и за счёт чего живёт бизнес.

Правила тут твои. Можно вести в таблице, можно в сервисе, можно с финдиректором. Форма вторична. Важно, чтобы по этим отчётам ты принимал решения. Заполнять их в стол смысла нет.

И вот ключевая мысль всей статьи. Управленческая картина бизнеса держится на трёх отчётах:

1. ОДДС (отчёт о движении денег) - показывает деньги.
2. ОПиУ (отчёт о прибылях и убытках) - показывает прибыль.
3. Управленческий баланс - показывает, что у бизнеса есть и за чей счёт.

Три разных вопроса - три разных отчёта. Деньги, прибыль и имущество - это не одно и то же, и дальше ты увидишь почему. Разберём каждый по очереди.

ОДДС: где мои деньги?

ОДДС - самый понятный из трёх. По сути это история твоих денег: сколько пришло, сколько ушло, сколько осталось. Его ещё называют ДДС или кэш-флоу.

Хороший ОДДС делит деньги по трём потокам:

• Операционные - основной бизнес: пришло от клиентов, ушло поставщикам, на зарплату, на аренду.
• Инвестиционные - покупка оборудования, машин, ремонт, то есть вложения в развитие.
• Финансовые - кредиты, займы, дивиденды собственнику.

Это важно, потому что прибыль может «утекать» по-разному. Одно дело - ты потратил деньги на товар (вернётся с продажами), другое - вынул на дивиденды или отдал кредит. ОДДС показывает, куда именно ушли деньги.

Чего ОДДС не показывает - так это заработал ты или нет. И тут живёт самое частое заблуждение: «деньги на счету есть - значит, всё хорошо». Не обязательно.

Деньги могут быть не твои: клиент дал аванс за работу, которую ты ещё не сделал, или это деньги под налог, который надо заплатить через месяц. Счёт полный, а бизнес в минусе.

Зато именно ОДДС, а точнее его продолжение - платёжный календарь, спасает от кассовых разрывов. Когда ты видишь будущие поступления и выплаты на пару недель вперёд, ты замечаешь дыру до того, как она случилась.

Если по своим деньгам ты пока так не видишь - приходи на бесплатный разбор: за полчаса разложим твой ОДДС и покажем, не поймаешь ли разрыв в ближайшие недели. Записаться.

ОПиУ: сколько я реально заработал?

ОПиУ - это про результат. Не про деньги на счету, а про то, заработал ли бизнес и сколько. По-другому его называют P&L или отчёт о прибылях и убытках.

Считается он сверху вниз, и эта логика важнее самих цифр:

• Выручка - сколько продали.
• минус переменные расходы (то, что растёт вместе с продажами: товар, сырьё, комиссии) = маржа.
• минус постоянные расходы (аренда, оклады, подписки) = операционная прибыль.
• минус налоги, проценты по кредитам = чистая прибыль.

Вот эта чистая прибыль внизу - и есть твой реальный заработок. А выручка наверху - это ещё не деньги и не прибыль, это просто оборот.

Тут и прячется заблуждение номер один: «у меня выручка 30 миллионов, отличный бизнес». А что осталось внизу? Часто оказывается, что почти ничего, потому что между выручкой и прибылью стоит длинный список расходов, который никто не считал.

ОПиУ особенно полезен, когда раскладываешь прибыль по направлениям. Пример из практики. Маркетплейс-продавец: один товар-хит гнал большой оборот, все были им довольны. Посчитали юнит-экономику по ОПиУ - маржинальность оказалась около 4%. То есть продаж много, а с учётом рекламы и логистики товар работал почти в минус. Подняли цену, убрали из акций - и прибыль пошла вверх. Без ОПиУ по направлениям этого было не видно: в общей куче всё выглядело прибыльным.

Управленческий баланс: за чей счёт я живу?

Баланс - самый недооценённый из трёх. Собственники машут на него рукой: «это для бухгалтеров». А он показывает то, чего не видят ни ОДДС, ни ОПиУ.

Баланс состоит из двух половин, которые всегда равны:

• Активы - всё, чем владеет бизнес: деньги на счетах, товар на складе, долги клиентов перед тобой (дебиторка), оборудование.
• Пассивы - за чей счёт это всё появилось: твой собственный капитал или чужие деньги (кредиты, долги поставщикам, неоплаченные налоги).

Зачем это собственнику? Баланс отвечает на три вещи, которые иначе не увидеть.

Первое - где заморожены твои деньги. Прибыль есть, а на счету пусто? Баланс покажет, что она осела в раздутом складе или в дебиторке.

Второе - не живёшь ли ты на чужое. Если бизнес держится на кредитах и долгах поставщикам, собственного капитала почти нет - это видно сразу.

Третье - сколько реально стоит бизнес. Собственный капитал в балансе и есть та сумма, что осталась бы тебе, если закрыть все долги.

Без баланса ты видишь движение (деньги и прибыль), но не видишь итог - что в бизнесе накопилось и кому оно принадлежит.

Почему «прибыль есть, а денег нет»?

«По прибыли всё нормально, а денег на счету почему-то нет» - это фраза, с которой ко мне приходит чуть ли не каждый второй. И почти всегда люди думают, что где-то ошибка или воровство. А это просто работа трёх отчётов, которых не было.

Смотри, как всё сходится. ОПиУ говорит: ты заработал прибыль. Например, продал товар, и по отчёту о прибылях сделка прибыльная. Но деньги клиент ещё не заплатил - у тебя отсрочка. В ОПиУ прибыль уже есть, а в ОДДС денег ещё нет: они застряли в дебиторке. То же со складом - ты потратил деньги на товар, прибыль будущая, а кэш уже заморожен.

Разложим на простых цифрах. Компания за месяц отгрузила товар на 5 млн рублей, закупка этого товара стоила 3 млн - по ОПиУ прибыль 2 млн. Теперь смотрим деньги: половину партии крупный клиент забрал с отсрочкой, живыми на счёт пришло только 2,5 млн, ещё 2,5 млн он заплатит через два месяца. А закупить новый товар, заплатить аренду и зарплаты надо уже сейчас. Получается, по ОПиУ прибыль 2 млн, а на счёте денег почти не прибавилось - они застряли в дебиторке и в товаре на складе.

Баланс показывает это прямо: вот твоя прибыль, и вот где она лежит - в долгах клиентов и в запасах, а не на счету.

Пример из практики. Оптовая компания: по отчёту прибыль около 2 млн рублей в месяц, а на счету пусто. Стали разбираться - почти весь оборот завис в отсрочках у нескольких крупных клиентов и в неликвиде на складе. Прибыль была настоящая, просто она не в деньгах. Сократили отсрочки, распродали залежавшийся товар - и деньги появились.

Главное запомни: прибыль и деньги - разные вещи, и видно это только когда у тебя есть и ОПиУ, и ОДДС, и Баланс между ними.

Чем управленческая отчётность отличается от бухгалтерской?

Это второе по частоте возражение, которое я слышу: «у меня есть бухгалтер, зачем мне ещё какие-то отчёты». Объясняю разницу, она простая.

Бухгалтер делает важную работу: он считает налоги и сдаёт отчётность так, как требует ФНС. Но его отчёты отвечают на вопрос государства «сколько ты должен заплатить», а не на твой вопрос «где мои деньги и сколько я реально заработал». Это разные задачи и разные документы.

Это различие закреплено и в законе. По статье 13 закона «О бухгалтерском учёте» (№ 402-ФЗ) бухгалтерская отчётность составляется по стандартам, которые устанавливает государство, и служит её пользователям для принятия экономических решений. Про управленческий учёт для собственных нужд закон не говорит вовсе - здесь правила ты задаёшь сам (ст. 13 № 402-ФЗ, КонсультантПлюс).

Поэтому «у меня есть бухгалтер» не закрывает вопрос управленческого учёта. Бухгалтерия - это про прошлое и про налоговую. Три управленческих отчёта - про твои решения здесь и сейчас.

Почему трёх отчётов достаточно?

Почему именно три, а не один и не двадцать? Потому что эти три отвечают на все базовые вопросы о деньгах, и каждый закрывает слепое пятно соседа:

• только ОДДС - видишь деньги, но не знаешь, прибыльный ли бизнес;
• только ОПиУ - видишь прибыль, но попадаешь в кассовый разрыв;
• добавь баланс - и видишь, что осталось и кому принадлежит.

Вместе они дают полную картину. Внедри только эти три - ДДС, ОПиУ и Баланс - и ты уже видишь финансы бизнеса целиком, без слепых зон. Всё остальное надстраивается сверху.

А что же остальные отчёты, которых в учёте десятки? Они нужны, но позже и не всем. Учёт сделок, зарплатная ведомость, учёт маркетинга - это вспомогательные штуки, которые наполняют три главных отчёта. Их подключают по мере того, как бизнес растёт.

И отдельно про финмодель и дашборд. Их часто путают с отчётами, но это другое. Финмодель - это про будущее: что будет с прибылью, если нанять человека или поднять цены. Дашборд - это витрина, где ключевые цифры из трёх отчётов собраны в одну панель. И то, и другое строится поверх трёх отчётов, а не вместо них. Сначала три отчёта, потом надстройки. Про то, какие пять цифр выводить на дашборд, чтобы держать бизнес на виду, - тема отдельного разбора.

Какие ошибки чаще всего ломают учёт?

Я насмотрелся на учёт в сотнях компаний, и ошибки повторяются одни и те же:

1. Ведут только один отчёт. Чаще всего ОДДС: деньги на счету видно, и кажется, что этого хватает. А прибыльный ли бизнес и где она оседает - загадка.
2. Путают выручку, прибыль и деньги. Три разных числа, которые живут в разных отчётах. «Оборот большой» не значит «много заработал». И «деньги на счету» не значит «прибыль».
3. Держат десять таблиц, которые не бьются. Каждая считает по-своему, итог не сходится, и доверия к цифрам нет. Лучше три сведённых отчёта, чем десять разрозненных.
4. Ведут отчёты «для красоты». Собрали красивые таблицы и убрали в стол. Учёт нужен ради решений: посмотрел - сделал вывод - поменял что-то в бизнесе. Таблица ради таблицы не нужна.
5. Считают, что бухгалтер всё закрывает. Бухгалтерия - для налоговой. Без управленческих отчётов собственник всё равно не видит свои деньги.

Объединяет все пять одно: бизнес принимает решения вслепую, на ощущениях. А ощущения, как показывает практика, врут.

С чего начать вести три отчёта?

Порядок внедрения логичный - от простого к сложному:

1. ОДДС первым. Его проще всего собрать: берёшь выписку по счёту и раскладываешь все движения по категориям - откуда пришло, куда ушло. Уже на этом шаге многое проясняется.
2. ОПиУ вторым. Тут добавляется логика начисления: сделку считаешь по моменту отгрузки, даже если деньги ещё не пришли. Появляется ответ «сколько заработал».
3. Баланс третьим. Сводит всё: показывает, где осела прибыль и за чей счёт живёт бизнес.

Главное правило - одна система, а не десять таблиц. Неважно, что это: толковый шаблон, сервис учёта или работа с финдиректором. Важно, чтобы три отчёта были связаны и цифры в них сходились.

И с самого начала делай по отчётам выводы. Я не раз видел, как у собственника, который впервые увидел свои честные цифры, округлялись глаза.

Один владелец, посмотрев на свой первый управленческий отчёт, сказал: «здесь какая-то ошибка». Мы перепроверили - ошибки не было, просто цифры показали бизнес таким, какой он есть, а не каким он его представлял. Вот ради этого момента отчёты и нужны.

Зачем наводить порядок в отчётах сейчас?

Можно сказать «потом, сейчас не до отчётов». Но именно сейчас цена решения вслепую выше, чем раньше.

Деньги стали дорогими: ключевая ставка Банка России - 14,25% годовых, а рыночные кредиты для бизнеса идут примерно под 16-20%, и каждый непросчитанный шаг бьёт сильнее. Маржа у многих сжалась, конкуренция выросла. В таких условиях решение «на глаз» - поднять цены или нет, тянуть ли новое направление, можно ли вытащить дивиденды - может стоить бизнеса.

Три отчёта превращают эти решения из гадания в расчёт. Ты не угадываешь, прибыльно ли направление, - ты смотришь ОПиУ. Не надеешься, что денег хватит, - ты видишь ОДДС. Не гадаешь, на чьи деньги живёшь, - читаешь баланс.

Так «вроде нормально» превращается в «я знаю свои цифры». И начинать стоит с трёх отчётов. Не с двадцатого.

Частые вопросы

Об авторе

Илья Фёдоров

Основатель пРОСТо Финансы

Ставим управленческий учёт в малом и среднем бизнесе и ведём финансы по модели финдиректора на аутсорсе. Через нашу команду прошло более 250 компаний. Считаем деньги и риски собственника в цифрах, а не на нервах.